Ochrona Danych Osobowych

Inspektor Ochrony Danych

Iwona Woźniak-Rudzka
pl. Czerwca 1976 r. nr 1, 02-495 Warszawa
iwozniakrudzka@zrikd.waw.pl, tel. 22, 3973920

Okres retencji danych osobowych

• Jednolity rzeczowy wykaz akt

Okres przechowywania dokumentacji liczy się w pełnych latach kalendarzowych poczynając od 1 stycznia roku następnego, po zakończeniu sprawy. W rubryce "Oznaczenie kategorii archiwalnej" Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt, cyfra lub liczba po literze B określa ilość lat kalendarzowych, przez które zgodnie w wymogami prawa dokumentacja musi być przechowywana.

Po tym okresie, na podstawie zgody Dyrektora Archiwum Państwowego w Warszawie, Państwa dane osobowe zostaną usunięte.

Okres retencji danych osobowych zawartych w dokumentacji pracowniczej

Dane osobowe zawarte w dokumentacji pracowniczej pracowników, których stosunek pracy został nawiązany przed dniem 1 stycznia 2019 r. będą przechowywane przez okres wskazany w Jednolitym rzeczowym wykazie akt obowiązującym w Zakładzie Remontów i Konserwacji Dróg.

Dane osobowe zawarte w dokumentacji pracowniczej pracowników, których stosunek pracy został nawiązany od dnia 1 stycznia 2019 r. będą przechowywane przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej a następnie w przypadku nieodebrania dokumentacji pracowniczej przez pracownika w terminie do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu 10 lat, liczonego od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł dokumentacja pracownicza zostanie zniszczona w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści, w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji pracowniczej.

W przypadku, gdy dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu a Administrator:
1) jest stroną postępowania przechowuje on dokumentację pracowniczą do czasu jego prawomocnego zakończenia, nie krócej jednak niż do upływu okresu, o którym mowa powyżej a następnie w przypadku nieodebrania dokumentacji pracowniczej przez pracownika w terminie do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej zostanie ona zniszczona w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści, w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji pracowniczej;
2) powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania - okres 10 lat przechowywania dokumentacji pracowniczej, przedłuża się o 12 miesięcy, a następnie w przypadku nieodebrania dokumentacji pracowniczej przez pracownika w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia o możliwości jej odbioru, zostanie ona zniszczona w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści, w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji pracowniczej.

Obowiązki informacyjne

Administrator Danych – Zakład Remontów i Konserwacji Dróg stosownie do art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE informuje, że dane osobowe zebrane przed dniem 12 stycznia 2023 r. zawarte w korespondencji kierowanej do ZRiKD oraz wychodzącej z ZRiKD mogą zostać udostępnione nowemu odbiorcy danych, który nie jest upoważniony na podstawie przepisów prawa tj. podmiotowi przetwarzającemu realizującym prace serwisowe w oprogramowaniu SignUM - systemie elektronicznego obiegu dokumentów.

Administrator danych – Zakład Remontów i Konserwacji Dróg stosownie do art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE informuje, że dane osobowe zebrane przed dniem 19 marca 2021 r. podmiotów, z którymi Zakład łączą lub łączyły stosunki cywilnoprawne oraz składających oferty w postępowaniach, których wartość przekracza 30 000 euro (dla postępowań, które zostały wszczęte do 31.12.2020 r.) oraz których wartość jest równa lub przekracza 130 000 zł netto (dla postepowań wszczętych od 01.01.2021 r.) zostaną udostępnione nowemu odbiorcy danych, który nie jest upoważniony na podstawie przepisów prawa tj. podmiotowi wdrażającemu informatyczny system budżetowy i nadzorującemu eksploatację informatycznego systemu budżetowego (podmiot przetwarzający).

• Informacja publiczna - klauzula informacyjna
• Skargi i wnioski - klauzula informacyjna
• Zapytania ofertowe - klauzula informacyjna z art. 13 RODO
• Zapytania ofertowe - klauzula informacyjna z art. 14 RODO dla danych osobowych pozyskanych ze źródeł powszechnie dostępnych tj. z Internetu
• Realizacja umow - klauzula informacyjna
• Zamowienia-publiczne - klauzula informacyjna
• Klauzula informacyjna dla interesantów wchodzących na teren Zakładu
• Klauzula informacyjna dla pełnomocnika, ogólna
• Pisma, które nie stanowią skargi, wniosku, petycji, informacji publicznej - klauzula informacyjna
• Klauzula informacyjna dla osób dzwoniących do Zakładu
• Klauzula informacyjna dla podmiotów, z którymi kontaktują się telefonicznie pracownicy Zakładu w celu rozeznania cenowego i wyboru Wykonawcy
• Klauzula informacyjna dla osób fizycznych upoważnionych do reprezentacji osób prawnych i osób fizycznych upoważnionych do reprezentacji jednostek organizacyjnych niebędących osobami prawnymi

Uprawnienia przysługujące osobie, której dane dotyczą i ich realizacja

Osobie, której dane dotyczą, w zależności od podstaw przetwarzania danych osobowych, przysługują następujące uprawnienia:
1) prawo dostępu, w tym prawo do uzyskania kopii danych osobowych podlegających przetwarzaniu, o którym mowa w art. 15 rozporządzenia w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO);
2) prawo do sprostowania lub uzupełnienia danych, o którym mowa w art. 16 RODO;
3) prawo do usunięcia danych, o którym mowa w art. 17 RODO;
4) prawo do ograniczenia przetwarzania, o którym mowa w art. 18 RODO;
5) prawo do przenoszenia danych, o którym mowa w art. 20 RODO;
6) prawo do sprzeciwu, o którym mowa w art. 21 RODO;
7) prawo do niepodlegania zautomatyzowanej decyzji, w tym profilowaniu, o którym mowa w art. 22 RODO.
W przypadku chęci skorzystania z powyższych praw należy sporządzić wniosek, który może być przesłany do Administratora danych osobowych pocztą na adres pl. Czerwca 1976 r. nr 1, 02-495 Warszawa lub drogą elektroniczną na adres kancelaria@zrikd.waw.pl.
Administrator danych osobowych bez zbędnej zwłoki – nie później jednak niż w terminie 1 miesiąca od otrzymania żądania udziela informacji o działaniach podjętych w związku z tym żądaniem. Termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań. Administrator danych osobowych informuje osobę, której dane dotyczą, o przedłużeniu terminu i jego przyczynach w ciągu 1 miesiąca od otrzymania żądania.
Jeżeli Administrator danych osobowych, w związku z żądaniem osoby, której dane dotyczą, nie podejmuje żadnych działań, to informuje niezwłocznie (najpóźniej w terminie miesiąca od otrzymania żądania) osobę, której dane dotyczą, o powodach niepodjęcia działań oraz o możliwości wniesienia skargi do organu nadzorczego oraz skorzystania ze środków ochrony prawnej przed sądem.